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Como organizar a rotina de trabalho e ser mais produtivo?

Saber se relacionar com os colegas de trabalho, estar adaptado à cultura da empresa, gostar de desafios e ter foco em resultados são aspectos que favorecem o sucesso profissional. Porém, essas características somente vão ajudá-lo a ter uma performance acima da média, caso saiba organizar a rotina.

Um profissional que não tem pontualidade na chegada ao trabalho e na entrega de serviços, mostra dificuldades de conciliar duas ou mais tarefas ao mesmo tempo. Hoje, as empresas querem colaboradores versáteis que fazem mais de uma atividade com rapidez e eficiência.

Neste post, apresentaremos dicas para você ter mais organização no seu emprego e aumentar as chances de se destacar no mundo corporativo. Confira!

Faça a separação dos e-mails por categorias

É inegável que o e-mail é um importante meio de comunicação no ambiente de trabalho, pois consiste em um recurso em que estão as mensagens sobre as demandas do público interno e dos clientes.

Dessa forma, funciona como uma fonte de informação sobre o que deve ser feito durante o dia. Para você utilizar essa ferramenta corretamente, o indicado é separar os e-mails recebidos por categoria (prioridade, diretoria, gerência, dúvidas etc.).

À medida que você encontra os e-mails com rapidez, mais fácil fica organizar a rotina e resolver as demandas no prazo estipulado.

Procure estar atento aos imprevistos

Em alguns casos, as atividades profissionais não são resolvidas dentro do tempo esperado. Para não sofrer muito com essa situação, é bom programar os serviços considerando as possibilidades de atraso por motivos pessoais ou pelo surgimento de demandas emergenciais que precisam de uma atenção imediata.

É válido programar uma ação a ser feita considerando o risco de surgir um imprevisto. Por exemplo, um funcionário está redigindo um relatório de uma reunião para o gestor, informando que entregará o documento em 48 horas.

Se o tempo previsto considera a probabilidade de algum problema interromper o serviço combinado, a medida permitirá ao colaborador ser pontual e a construir uma imagem positiva junto aos colegas de trabalho.  

Saiba dosar as atividades

Não queira fazer tudo ao mesmo tempo. Por mais que esteja envolvido com o trabalho, centralizar demais os serviços não vai ajudá-lo a dar conta do recado. Pelo contrário, essa postura aumenta a possibilidade de entregar os serviços com erros e atrasos.

Ao organizar a rotina, você terá uma visão melhor do que tem condições de fazer durante um período (dia, semana, quinzena, mês etc.). Evite pegar demandas que não será capaz de executar com qualidade.

Estar com diversas tarefas pode gerar estresse e um grande desgaste emocional. Tenha calma ao assumir a responsabilidade por um serviço. O bom senso é um grande aliado para você ser mais produtivo e entregar um trabalho mais qualificado para uma empresa.

Aproveite as pausas para organizar a rotina

Já pensou ficar três horas seguidas em uma mesma posição, digitando diversas informações sobre o cadastro de clientes? Inegavelmente, é uma tarefa muito cansativa que pode deixar o funcionário irritado e mais sujeito a erros.

Estipule uma pausa de 5 minutos a cada 40 trabalhados, por exemplo. Em alguns momentos, descansar o corpo e a mente contribui para pensar em alternativas para organizar a rotina e executar as atividades profissionais com mais precisão.

Por meio do autoconhecimento, é possível verificar o tempo necessário para repousar e voltar ao trabalho com bastante disposição. Pense que o mais importante não é o período que fica por conta das demandas, mas, sim, o resultado a ser apresentado.  

Procure manter o escritório limpo

Ninguém gosta de ver diversos papéis e projetos em cima da mesa para serem analisados, não é mesmo? Se deseja causar uma boa impressão e reforçar o marketing pessoal, faça um esforço para deixar o local de trabalho o mais limpo possível.

Para fazer isso com maestria, identifique quais papéis não serão mais úteis e analise os processos que podem ficar guardados em outro lugar. Também é interessante avaliar os objetos que são utilizados no seu dia a dia na corporação.

Procure sempre ter próximo apenas os itens que serão úteis para o seu dia de trabalho. É muito ruim ficar procurando um bloco de notas ou um processo porque você não organizou a mesa em que trabalha como deveria.

Ser organizado vai ajudá-lo a encontrar objetos e documentos com mais facilidade. Perder tempo por causa da falta de organização é um dos maiores erros que um empregado pode cometer. Afinal, a produtividade é um fator bastante valorizado pelas companhias atualmente.  

Aposte no planejamento semanal

Já pensou chegar ao local de trabalho e perder muito tempo ao avaliar o que é mais importante para fazer no dia? Se você não deseja cometer esse equívoco, adote o planejamento semanal para organizar a rotina.

Com essa iniciativa, você já vai saber o que precisa ser realizado de forma prioritária todos os dias da semana. Esteja certo de que o planejamento é peça-chave para ser mais produtivo e capaz de dar conta das atividades a serem concretizadas.

Faça uma lista com o que deve ser realizado a cada dia. Isso vai ajudá-lo a não esquecer de uma reunião importante, por exemplo.

Participe de reuniões apenas quando for necessário

Nem sempre os colegas de trabalho são objetivos quando estão em uma reunião. Por isso, é importante avaliar quando uma demanda exige que os membros de uma equipe se reúnam para resolvê-la.

Esse aspecto faz com que as reuniões devam ser marcadas apenas em situações que não há outra opção para debatê-las. Se uma instituição adotar esse procedimento, os encontros entre os funcionários serão mais produtivos.

Para isso, o ideal é que as reuniões tenham uma pauta definida e um tempo de duração determinado. Afeta negativamente a produtividade o fato de um colaborador ficar mais de uma hora discutindo um problema.

As empresas precisam agendar reuniões mais curtas e eficientes para os empregados assimilarem o conteúdo e não terem o rendimento prejudicado.

É nítido que organizar a rotina é indispensável para um profissional apresentar um desempenho de alto nível. Ao ter uma noção das ações a serem realizadas, um colaborador tem mais chances de resolvê-las com mais rapidez, o que é muito positivo para qualquer empresa.

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